Datenschutzerklärung der Front Office GmbH

Vorbemerkung:

Die Verwendung der ausschließlich männlichen Geschlechtsform dient allein der besseren Lesbarkeit der Texte, der Datenschutz gilt für Nutzer/-innen jeden Geschlechts gleichermaßen.

Allgemeine Hinweise zu Datenschutz und Sicherheit

Der Schutz der persönlichen Daten der Nutzer unserer Webseite ist uns sehr wichtig. Deshalb möchten wir alle Nutzer über den Datenschutz in unserem Unternehmen informieren. Selbstverständlich beachten wir dabei die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)

Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogen und besonders schutzwürdigen Daten von Nutzern unserer Website, also Bewerbern, Mitarbeitern und Vertragspartnern, ist oberstes Ziel. Darauf achten wir besonders bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch moderne Informations- und Kommunikationstechnologien.

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten aller Art. Dabei handelt es sich nach § 3 Abs. 1 BDSG um Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist die Front Office GmbH, Habsburgerstr. 9, 10781 Berlin (nachfolgend Front Office genannt). Als Datenschutzbeauftragten ernennen wir: Thomas Valentin.

Datenerhebung und -speicherung und Weiterleitung an Dritte

Front Office erhebt und speichert alle Daten selbst. Ihre Daten werden weder verkauft noch anderen nicht berechtigten Dritten zur Verfügung gestellt. Front Office versichert, die erhoben Daten nur innerhalb des Büros von Front Office zu verarbeiten und nur nach gesetzlich notwendigen Vorgaben an Dritte, wie Krankenkassen, Rentenversicherung, Steuerberater, Finanzämter, Arbeitsämter, weitere berechtigte Behörden und Kunden weiterzuleiten, jeweils eingeschränkt auf den im Prozess erforderlichen Umfang.

a) Zur Durchführung des Bewerberprozesses erheben wir personenbezogene Daten, die der Nutzer selbst und freiwillig zur Verfügung stellt, z.B. in unserem Kontaktformular. Der Bewerber stimmt mit seiner Bewerbung der Speicherung und Nutzung seiner Daten ausdrücklich zu. Neben den persönlichen Stammdaten, wie Anrede, Name, Postadresse, Email, Telefonnummer, zählen hierzu auch Daten zur bisherigen Ausbildung, Berufserfahrung, Kenntnisse, Arbeitsposition und –umfang, aber auch Zeugnisse, Referenzen, der Lebenslauf oder ein Foto.

Bewerberdaten werden nach erfolglosem Prozess, also Absage durch den Bewerber selbst oder durch Front Office, nach den gesetzlichen Vorgaben gelöscht, spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt. Dies gilt für alle Daten inkl. des Emailverkehrs, sowie für Unterlagen des Bewerbers in Schriftform oder von uns elektronisch gespeicherten Daten.

b) Daten von Mitarbeitern werden vor allem zum Zweck der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie beispielsweise dem Arbeitsrecht, dem Steuer- und Sozialrecht, erhoben und gespeichert. Dazu zählen die im Bewerberprozess erfassten Stammdaten sowie weiterführende Daten, wie Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Krankenkassenzugehörigkeit, Bankdaten, Ausweispapiere, Arbeitsgenehmigungen etc. Die Daten der Mitarbeiter werden Teil der Unternehmens- und Geschäftsdaten von Front Office und fallen damit unter die gesetzliche Aufbewahrungsfrist und werden erst danach, wie alle Geschäftsunterlagen, der professionellen Akten- und Datenvernichtung zugeführt.

c) Kundendaten werden nur in dem Umfang gespeichert, wie Sie zur Kontaktaufnahme, Auftragserfüllung und Abrechnung notwendig sind. Dabei handelt es sich im Allgemeinen nicht um personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten von Mitarbeitern von Kunden (z.B. Mobilfunknummer, Emailadressen), müssen von diesen Personen selbst und freiwillig zur Verfügung gestellt werden. Sie werden zur Sicherstellung der betrieblichen Abläufe dauerhaft gespeichert und genutzt. Scheiden Personen / Ansprechpartner aus den Kundenbetrieben aus, werden deren persönliche Daten umgehend gelöscht und durch die entsprechenden neuen Ansprechpartner ersetzt.

Zweckgebundene Datenverwendung

Front Office beachtet den Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung und erhebt, verarbeitet und speichert daher die personenbezogenen Daten eines Nutzers nur für die angegebenen Zwecke. Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, sofern dies zur Erbringung der Dienstleistung oder zur Vertragsdurchführung – wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben – notwendig ist. Auch die Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institution und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten oder wenn Front Office durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft verpflichtet wird.

Den unternehmensinternen Datenschutz nimmt Front Office ebenfalls sehr ernst. Die Mitarbeiter und die von Front Office beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet worden. Wir verlangen von Dritten, die diese Dienste für uns erbringen, dass sie Sicherheitsmaßnahmen umsetzen und unterhalten, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der uns anvertrauten Daten zu gewährleisten und dass Sie die personenbezogenen Daten nur gemäß unseren Weisungen und wie vertraglich vereinbart erheben, verarbeiten und nutzen.

Front Office weist darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. Durch technische und organisatorische Maßnahmen sichern wir unsere Internetseite gegen Verlust, Zugriff, Änderung, Zerstörung oder Verbreitung der Daten durch unbefugte Personen.

Front Office setzt bei der Nutzung seiner Seite keine Cookies ein und verzichtet aktiv auf die Nutzung von Analysetools, Conversion Tracking Optionen, Social Plugins von Facebook, Twitter, Xing etc.

Auskunft-, Sperr-, Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Alle Nutzer erhalten im Rahmen des geltenden Rechts jederzeit ohne Angabe von Gründen kostenfrei Auskunft über ihre bei Front Office gespeicherten Daten. Sie haben im Rahmen des geltenden Rechts jederzeit die Möglichkeit die bei Front Office erhobenen Daten zu sperren, zu berichtigen oder löschen zu lassen. Dazu bitten wir um Kontaktaufnahme zum jeweiligen Datenschutzbeauftragten (siehe oben).

Änderungen

Da sich die Datenschutzbestimmungen und Handhabungen zum Datenschutz laufend ändern können, ist es hilfreich, sich über Veränderungen der gesetzlichen Bestimmungen und der Praxis von Front Office laufend zu informieren. Wir behalten uns das Recht vor, die Datenschutzrichtlinie entsprechend den gesetzlichen Vorschriften laufend anzupassen. Bitte informieren Sie sich entsprechend auf unsere Internetseite; wir halten die Datenschutzrichtlinien aktuell. Für Ihren erneuten Kontakt gilt dann die neue Datenschutzerklärung.